ανατροφοδότηση

ανατροφοδότηση

 

Πότε Παρέχουμε Ανατροφοδότηση

Γράφει η Niki Anandi Koulouri

 

Μπορούμε να παρέχουμε ανατροφοδότηση:

  • Κατά τη διάρκεια των συζητήσεων για την απόδοση των ανθρώπων μας.
  • Δίνοντας καθοδήγηση για την απόδοση των ατόμων καθόλη τη διάρκεια του χρόνου
  • Δίνοντας ‘διορθωτική’ καθοδήγηση (όταν συμβεί κάποιο γεγονός/ενέργεια, συμπεριφορά που χρειάζεται να βρεθεί άμεσα λύση)
  • Κατά τη διάρκεια συνεδριών coaching

Ενδείξεις ότι απαιτείται ανατροφοδότηση είναι όταν:

  • Κάποιος ζητάει τη γνώμη μας σχετικά με το τι να κάνει.
  • Υπάρχουν άλυτα προβλήματα.
  • Συμβαίνουν τα ίδια λάθη, ξανά και ξανά.
  • Η απόδοση ενός εργαζόμενου/μέλους της ομάδας δεν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες του προισταμένου/της ομάδας/του οργανισμού.
  • Οι συνήθειες εργασίας ενός συναδέλφου οι οποίες μας ενοχλούν.

 

Μερικές χρήσιμες πρακτικές για να παρέχουμε αποτελεσματική ανατροφοδότηση στο χώρο εργασίας.

1. Κάνουμε εποικοδομητική ανατροφοδότηση. Αποφεύγουμε τις ταμπέλες.

Λέμε ‘Αυτό έγινε …’ αντί ‘Είσαι …’

Αντί να πούμε ‘Κάνεις πολύ καλή δουλειά’ λέμε ‘Αυτό που κάνεις … σχετικά με … είναι πολύ καλό…’

2. Διατυπώνουμε σχόλια σε πρώτο πρόσωπο.

‘Κάπου το έχασα εδώ … Έχω μπερδευτεί. Ήθελες να πεις…’

‘Βρίσκω αυτή την εξήγηση να με μπερδεύει ..’ αντί ‘Με μπερδεύεις.’

3. Δίνουμε τα σχόλιά μας υπό μορφή ερωτήσεων, ή συμβουλές και όχι σαν κριτική.

4. Δίνουμε παραδείγματα.

Με αυτόν τον τρόπο η ανατροφοδότηση είναι χρήσιμη για τον αποδέκτη.

‘Εκανες πολύ καλή δουλειά κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Όλα τα θέματα καλύφτηκαν και έδωσες την ευκαιρία στους συμμετέχοντες να συμμετέχουν και να κάνουν ερωτήσεις.’

5. Εξηγούμε τα αποτελέσματα και τις επιπτώσεις μιας δράσης/συμπεριφοράς.

‘Χάρη στον έξτρα χρόνο που διέθεσες την προηγούμενη βδομάδα, καταφέραμε να ολοκληρώσουμε το έργο μέσα στις προθεσμίες’.

‘Ο πελάτης μας [Χ] την Τρίτη το πρωί ζήτησε να μιλήσει με τον [Ψ] καθώς δεν έλαβε απάντηση από εσένα, μέχρι τη Δευτέρα το απόγευμα.’

‘Το σημερινό meeting ήταν οργανωμένο και παραγωγικό, ειδικά το μέρος των ερωτήσεων-απαντήσεων και αυτό …’

6. Εξηγούμε ξεκάθαρα και συγκεκριμένα πως θέλουμε να αντικατασταθεί μια συμπεριφορά που δεν οδηγεί στα επιθυμητά αποτελέσματα.

‘Την επόμενη φορά είναι σημαντικό να είμαστε βέβαιοι ότι οτιδήποτε χρειαζόμαστε για την εκδήλωση, θα είναι προετοιμασμένο μια ώρα πριν την έναρξη.’

7. Ρωτάμε το άτομο για τις δικές του προτάσεις σχετικά με το πώς μπορεί να βελτιωθεί μια μη αποτελεσματική συμπεριφορά ή για το πώς μπορεί να συνεχιστεί μια θετική του συμπεριφορά.

‘Τι μπορούμε να κάνουμε για να συνεχίσουμε αυτό που συμβαίνει;’

Έχεις καμιά πρόταση για το πώς θα μπορούσαμε να διευθετήσουμε …;’

8. Προσκαλούμε τον αποδέκτη να κάνει ερωτήσεις.

9. Επιβεβαιώνουμε ότι ο αποδέκτης, έχει κατανοήσει πλήρως τι περιμένουμε από αυτόν και γιατί.

Για παράδειγμα, ζητάμε από τον αποδέκτη να επαναδιατυπώσει την ανατροφοδότηση που δώσαμε.

‘Θα σε πείραζε να συνοψίσεις για εμένα, ώστε να είμαι σίγουρος ότι με ακολουθείς;’

10. Συμφωνούμε μαζί με τον αποδέκτη σε ένα πλάνο για να μετατρέψουμε την ανατροφοδότηση σε θετικές δράσεις.

‘Απ’ ότι φαίνεται, μπορούμε να σε βοηθήσουμε να συνεχίσεις να παρέχεις αυτό το υψηλό επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών με το να …’

‘Πρόκειται να κρατάς σημειώσεις … για να … σωστά;’

Η αποτελεσματική ανατροφοδότηση για την πρόοδο των ανθρώπων στο χώρο εργασίας είναι μια συνεχής διαδικασία.