Τα 3 Μέρη της Αποτελεσματικής Ανατροφοδότησης

Γράφει η Niki Anandi Koulouri

22.11.15

Σε συνέχεια των άρθρων μας για την αποτελεσματική ανατροφοδότηση, σε αυτό το άρθρο θα δούμε τα 3 στάδια της αποτελεσματικής ανατροφοδότησης και τα βήματα που χρειάζεται να κάνουμε:

1^ο μέρος – Προετοιμάζοντας την ανατροφοδότηση

• Δεξιότητες για αποτελεσματική ανατροφοδότηση
• Προετοιμασία για την ανατροφοδότηση
• Ο απαραίτητος χρόνος

2^ο μέρος – Η ανατροφοδότηση

• Παρέχοντας αποτελεσματική ανατροφοδότηση

3^ο μέρος – Επανεξετάζοντας την ανατροφοδότηση – Τα επόμενα βήματα

• Παρακολουθώντας την πορεία του αποδέκτη μετά την ανατροφοδότηση
• Επίσημες συναντήσεις για τη διαχείριση της απόδοσης
• Τα επόμενα βήματα

Προετοιμασία για αποτελεσματική ανατροφοδότηση

Συλλέγουμε στοιχεία

Τα απαραίτητα δεδομένα και στοιχεία τα οποία θα μας δώσουν μια αντικειμενική άποψη. Αφορούν τη συμπεριφορά του ατόμου.

Χρησιμοποιούμε στοιχεία τα οποία:

• Γνωρίζουμε προσωπικά
• Είναι ακριβή, αληθή

Συλλέγουμε στοιχεία τα οποία είναι βασισμένα στις ερωτήσεις: ‘ποιος’, ‘τι’, ‘πως’, ‘που’ και ‘πότε’.

Κατανοούμε την επίδραση της συμπεριφοράς/ενέργειας του ατόμου.

Εστιάζουμε στη συμπεριφορά, στις δεξιότητες/γνώσεις ή στη απόδοση της εργασίας και όχι στην προσωπικότητα του ατόμου.

Κατανοούμε τη μεγαλύτερη εικόνα. Αναρωτιόμαστε τι μπορεί να συμβαίνει στο περιβάλλον του ατόμου, τόσο στο εργασιακό, όσο και στο προσωπικό.

Προβλέπουμε την αντίδραση του ατόμου. Πόσο ανοιχτό είναι το άτομο να δεχτεί ανατροφοδότηση. Τι χρειάζεται να κάνουμε για αυτό;

Σκεφτόμαστε ποιός είναι ο στόχος της συνάντησης. Τι επιθυμούμε να πετύχουμε βραχυπρόθεσμα αλλά και μακροπρόθεσμα.

Επιλέγουμε τον κατάλληλο χρόνο. Είναι προτιμότερο να δίνουμε ανατροφοδότηση όσο πιο χρονικά σε σχέση με το συμβάν.

Χρειάζεται να αποφασίσουμε αν η ανατροφοδότηση είναι καλύτερο να γίνει πρόσωπο με πρόσωπο με το άτομο, ή αν θα γίνει μέσα στην ομάδα.

Αναλογιζόμαστε πόση πληροφορία θα δώσουμε και ποιά.

Προετοιμάζουμε ένα κείμενο για να μπορούμε να ανατρέχουμε αν χρειαστεί, παρόλο που η ανατροφοδότηση είναι προφορική.

Σημαντικά σημεία που μας βοηθούν στην προετοιμασία της ανατροφοδότησης

Καθώς οργανώνουμε τον τρόπο που θα δώσουμε ανατροφοδότηση είναι σημαντικό να σταθούμε σε μερικά σημεία:

1. Μερικές ερωτήσεις που μπορούν να μας βοηθήσουν να προετοιμαστούμε για να δώσουμε ανατροφοδότηση:

• Τι έκανε το άτομο που θεωρούμε ότι ήταν αποτελεσματικό κατά την άποψή μας;
• Τι θα μπορούσε να κάνει το άτομο για είναι ακόμα πιο αποτελεσματικό κατά την άποψή μας;

2. Θυμόμαστε να αποφεύγουμε τη χρήση της λέξης ‘αλλά’ μεταξύ θετικής και επικοδομητικής ανατροφοδότησης.

Φανταστείτε να σας πει κάποιος: ‘Είσαι εξαιρετικός σε αυτό που κάνεις. Ολοκλήρωσες το έργο σύμφωνα με τις ημερομηνίες παράδοσης, αλλά …’ Τι θα σκεφτόσασταν; Πως θα νιώθατε;

Η λέξη ‘αλλά’ δίνει αρνητική χροιά σε οτιδήποτε θετικό. Συνήθως, στο άκουσμα και μόνο της λέξης ‘αλλά’ σκεφτόμαστε ‘Και τώρα τι …;

3. Επιλέγουμε προσεκτικά τη γλώσσα που θα χρησιμοποιήσουμε κατά τη διάρκεια της ανατροφοδότησης.

Μερικές χρήσιμες εκφράσεις:

• ‘Όταν έκανες [Χ], ένιωσα [Υ].’
• ‘Παρατήρησα ότι όταν είπες [Χ], με έκανε να αισθανθώ [Υ].’
• ‘Πραγματικά μου άρεσε που έκανες το [Χ] και πιο συγκεκριμένα το [Υ].’
• ‘Με έκανε να αισθανθώ πραγματικά [Χ] όταν σε άκουσα να λες το [Υ] με αυτόν τον τρόπο.’

Δίνοντας προφορική ανατροφοδότηση – Χρήσιμες συμβουλές

• Θυμόμαστε ότι η ανατροφοδότηση είναι δώρο και όχι αγγαρεία!
• Αποφεύγουμε να θεωρούμε ότι η θετική ανατροφοδότηση είναι ευνόητη.
• Είμαστε καλοί ενεργητικοί ακροατές!
• Αποφεύγουμε να ερεθίζουμε συναισθήματα αδικίας και μεροληψίας.
• Δίνουμε έγκαιρα ανατροφοδότηση.
• Είμαστε ξεκάθαροι και συγκεκριμένοι. Δίνουμε την μεγάλη εικόνα.
• Υιοθετούμε την ανατροφοδότηση ως μια συνεχής διαδικασία!
• Είμαι ανοιχτοί και παρατηρητικοί για τις κατάλληλες στιγμές που μας δίνουν ‘μαθήματα΄ανάπτυξης.
• Προτείνουμε συναντήσεις coaching και σχεδιάζουμε πλάνο ανάπτυξης.

Περισσότερα στο άρθρο μας:  Η Στάση και η Συμπεριφορά μας για Αποτελεσματική Ανατροφοδότηση

Επανεξετάζοντας την παροχή της ανατροφοδότησης

Επανεξετάζουμε μετά την παροχή της ανατροφοδότησης.

• Ποιά ήταν η επίδραση της ανατροφοδότησης στον αποδέκτη;
• Συμφωνήσαμε σε κάποιο πλάνο δράσης ή στόχους;
• Τι πήγε καλά;
• Τι θα μπορούσε να γίνει διαφορετικά την επόμενη φορά.
• Τι μάθαμε εμείς από αυτό;